Menerapkan Sikap Profesional Dalam Bekerja

PENGERTIAN PROFESIONALISME KERJA

Profesionalisme merupakan suatu tingkah laku, suatu tujuan atau suatu rangkaian kwalitas yang menandai atau melukiskan coraknya suatu “profesi”. Profesionalisme mengandung pula pengertian menjalankan suatu profesi untuk keuntungan atau sebagai sumber penghidupan.
Disamping istilah profesionalisme, ada istilah yaitu profesi. Profesi sering kita artikan dengan “pekerjaan” atau “job” kita sehari-hari. Tetapi dalam kata profession yang berasal dari perbendaharaan Angglo Saxon tidak hanya terkandung pengertian “pekerjaan” saja. Profesi mengharuskan tidak hanya pengetahuan dan keahlian khusus melalui persiapan dan latihan, tetapi dalam arti “profession” terpaku juga suatu “panggilan”.
Dengan begitu, maka arti “profession” mengandung dua unsur. Pertama unsure keahlian dan kedua unsur panggilan. Sehingga seorang “profesional” harus memadukan dalam diri pribadinya kecakapan teknik yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaannya, dan juga kematangan etik. Penguasaan teknik saja tidak membuat seseorang menjadi “profesional”. Kedua-duanya harus menyatu.
Berkaitan dengan profesionalisme ini ada dua pokok yang menarik perhatian dari keterangan ENCYCLOPEDIA-NYA PROF, TALCOTT PARSONS mengenai profesi dan profesionalisme itu.

PERTAMA ialah bahwa manusia-manusia profesional tidak dapat di golongkan sebagai kelompok “kapitalis” atau kelompok “kaum buruh”. Juga tidak dapat dimasukkan sebagai kelompok “administrator” atau “birokrat”.
KEDUA ialah : bahwa manusia-manusia profesional merupakan suatu kelompok tersendiri, yang bertugas memutarkan roda perusahaan, dengan suatu leadershipstatus. Jelasnya mereka merupakan lapisan kepemimpinan dalam memutarkan roda perusahaan itu. Kepemimpinan di segala tingkat, mulai dari atasan, melalui yang menengah sampai ke bawah.
Profesionalisme merupakan suatu proses yang tidak dapat di tahan-tahan dalam perkembangan dunia perusahaan modern dewasa ini. PARSONS tidak tahu arah lanjut proses profesionalisasi itu nantinya, tapi menurutnya, bahwa keseluruhan kompleks profesionalisme itu tidak hanya tampil kedepan sebagai sesuatu yang terkemuka, melainkan juga sudah mulai mendominasi situasi sekarang.
Dalam perkembangannya perlu diingat, bahwa profesionalisme mengandung dua unsur, yaitu unsur keahlian dan unsur panggilan, unsur kecakapan teknik dan kematangan etik, unsur akal dan unsur moral. Dan kedua-duanya itulah merupakan kebulatan unsur kepemimpinan. Dengan demikian, jika berbicara Tentang profesionalisme tidak dapat kita lepaskan dari masalah kepemimpinan dalam arti yang luas.

Bersikap Profesional dalam Bekerja

Profesionalisme bukanlah hanya suatu kata, namun itu merupakan suatu komitmen. Berbicara mengenai profesionalisme, mungkin Anda bisa mulai mempertanyakan pada diri Anda. Sebenarnya apa sih makna dari profresionalisme itu? Dan pertanyaan yang lebih penting, apakah dampak dari bersikap professional bagi diri Anda sendiri?

Bidang kesehatan, hukum dan akuntansi merupakan beberapa bidang yang telah memiliki kode etik profesional sendiri. Kita tidak perlu khawatir pada mereka yang bekerja di bidang ini karena mereka telah memiliki standar profesional tersendiri yang menjadi standar mereka dalam bekerja. Namun bagaimana dengan bidang HR?

Society for Human Resource Management (SHRM) telah memberikan panduan kode etik profesional untuk para praktisi di bidang HR yang disebut sebagai “Profesional Responsibility.” Berikut pemaparan mengenai hal tersebut seperti yang dikutip dari buku Introduction to Management karya Schermerhorn:

- Anda perlu memberikan nilai bagi organisasi Anda

- Berkontribusi untuk menajalankan kode etik yang sudah ditetapkan

- Menjadi pionir dalam menjalankan profesi sesuai dengan kode etik

- Bertanggung jawab dengan segala rencana dan pelaksanannya

- Melakukan keadilan dan kesetaraan di tempat kerja

- Jujur dalam mengungkapkan suatu informasi

- Menjaga Hak Asasi Manusia setiap individu dalam organisasi Anda

- Terus menerus berusaha untuk mencapai target yang semakin meningkat

- Selalu berusaha untuk memajukan kemampuan suatu individu dalam organisasi Anda

Mengapa hal-hal ini menjadi penting untuk dimiliki seorang pemimpin? Karena profesionalisme sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis dan manajemen. Dalam kedua bidang ini, namun tidak hanya kedua bidang ini termasuk bidang yang lainnya, dituntut untuk bersikap professional dalam bekerja.

PRINSIP-PRINSIP MENERAPKAN PROFESIONAL KERJA

SEKTOR DAN TANGGUNG JAWAB INDUSTRI

Pengertian Profesionalisme

Dalam Kamus Kata-Kata Serapan Asing Dalam Bahasa Indonesia, karangan J.S. Badudu (2003), definisi profesionalisme adalah mutu, kualitas, dan tindak tanduk yang merupakan ciri suatu profesi atau ciri orang yang profesional. Sementara kata profesional sendiri berarti (1) bersifat profesi (2) memiliki keahlian dan keterampilan karena pendidikan dan latihan, (3) beroleh bayaran karena keahliannya itu. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa profesionalisme memiliki dua kriteria pokok, yaitu keahlian dan pendapatan (bayaran). Kedua hal itu merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Artinya seseorang dapat dikatakan memiliki profesionalisme manakala memiliki dua hal pokok tersebut, yaitu keahlian (kompetensi) yang layak sesuai bidang tugasnya dan pendapatan yang layak sesuai kebutuhan hidupnya. Hal itu berlaku pula untuk profesionalisme guru.

Profesionalisme berasal dan kata profesional yang mempunyai makna yaitu berhubungan dengan profesi dan memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya, (KBBI, 1994). Sedangkan profesionalisme adalah tingkah laku, keahlian atau kualitas dan seseorang yang professional (Longman, 1987).

“Profesionalisme” adalah sebutan yang mengacu kepada sikap mental dalam bentuk komitmen dari para anggota suatu profesi untuk senantiasa mewujudkan dan meningkatkan kualitas profesionalnya. Seorang guru yang memiliki profesionalisme yang tinggi akan tercermin dalam sikap mental serta komitmenya terhadap perwujudan dan peningkatan kualitas professional melalui berbagai cara dan strategi. Ia akan selalu mengembangkan dirinya sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman sehingga keberadaannya senantiasa memberikan makna proesional.Biasanya dipahami sebagai suatu kualitas yang wajib dipunyai oleh setiap eksekutif yang baik. Ciri-ciri profesionalisme:

Biasanya dipahami sebagai suatu kualitas yang wajib dipunyai oleh setiap eksekutif yang baik. Ciri-ciri profesionalisme:

1.      Punya ketrampilan yang tinggi dalam suatu bidang serta kemahiran dalam menggunakan peralatan tertentu yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas yang bersangkutan dengan bidang tadi

2.      Punya ilmu dan pengalaman serta kecerdasan dalam menganalisis suatu masalah dan peka di dalam membaca situasi cepat dan tepat serta cermat dalam mengambil keputusan terbaik atas dasar kepekaan

3.      Punya sikap berorientasi ke depan sehingga punya kemampuan mengantisipasi perkembangan lingkungan yang terbentang di hadapannya

4.      Punya sikap mandiri berdasarkan keyakinan akan kemampuan pribadi serta terbuka menyimak dan menghargai pendapat orang lain, namun cermat dalam memilih yang terbaik bagi diri dan perkembangan pribadinya

Prinsip-prinsip perilaku profesionalisme :

a.       Tanggung jawab

Dalam melaksanakan tanggung jawabnya sebagai professional hendaklah melaksanakan pertimbangan professional dan moral seluruh keluarga.

b.      Kepentingan publik

Harus menerima kewajiban untuk bertindak dalam melayani kepentingan publik, menghormati kepercayaan publik

c.       Integritas

Untuk mempertahankan dan memperluas publik maka harus melaksanakan seluruh tanggung jawab professional.

d.      Obyektifitas dan Independent

Seseorang professional harus mampu mempertahankan obyektifitas dan bebas dari konflik.

e.       Kecermatan dan keseksamaan

Anggota harus mengamati standar teknis dan standar etnik profesi.

f.       Lingkup dan sifat produk jasa

Seseorang professional dalam praktik publik harus mengamati prinsip perilaku professional dalam menentukan lingkup dan sikap produk dan jasa yang diberika.

A. Mengidentifikasi sector danTanggung jawab industri

1. Pengertian Perusahaan Industri

Perusahaan Industri merupakan perusahaan yang mengolah bahan baku (raw material)menjadi barang jadi (Finished Goods). Misalnya, Kapas diolah perusahaan industry menjadi pakaian. Barang jadi tersebut kemudian dijual setelah sebelumnya disimpan sementara di gudang penyimpanan. Kegiatan mengolah bahan baku menjadi barang jadi disebut proses produksi.

Berikut beberapa factor yang menentukan bidang usaha perusahaan industry.

a.       Tanah

b.      Bahan Baku

c.       Transportasi

d.      Pemasaran

e.       Tenaga Kerja

f.       Tenaga penggerak

3. Jenis-jenis Usaha dalam Bidang Ekonomi

a. Agraris

Usaha dibidang Agraris menggunakan lahan tanah sebagai factor produksi utama. Misalnya pertanian, perkebunan dan peternakan.

b. Industri

Usaha dibidang industry merupakan jenis usaha yang mengolah bahan mentah menjadi bahan jadi, bahan mentah menjadi bahan setengah jadi, dan bahan setengah jadi menjadi bahan jadi.

c. Perdagangan

Usaha dalam bidang perdagangan adalah jenis usaha menjual barang-barang produksi kepada pihak lain tanpa mengolah bahan tersebut. Misalnya pedagang beras, bahan bangunan dan makanan.

d. Jasa

Usaha bidang jasa adalah jenis usaha yang tidak menghasilkan benda melainkan memberikan pelayanan kepada pihak lain sesuai kebutuhan. Misalnya guru, dokter, dan paramedic.

4.  Pengelolaan Usaha

a. Usaha yang dikelola sendiri/perorangan

Kelebihan dari usaha yang dikelola sendiri adalah :

1)      Pemilik bebas mengatur usahanya

2)      Semua keuntungan dapat dinikmati sendiri

3)      Rahasia perusahaan terjamin

Sedangkan kekurangannya sebagai berikut :

1)      Modal terbatas

2)      Tenaga terbatas

3)      Kesinambungan usaha kurang terjamin

4)      Resiko ditanggung sendiri

b. Usaha dikelola kelompok

1) Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

BUMN digolongkan menjadi 3 jenis yaitu :

a)      Perusahaan Jawatan (Perjan)

Perusahaan yang bertujuan memberikan pelayanan pada masyarakat dan bukan semata-mata mencari keuntungan.

b)      Perusahaan Umum (Perum)

Perusahaan yang bertujuan memberikan pelayanan pada masyarakat dan mencari keuntungan.

c)      Perusahaan Perseroan (Persero)

Perusahaan yang modalnya terdiri atas sahan-saham yang sebagian sahamnya dimiliki Negara dan sebagian lagi swasta.

2) Badan Usaha Milik Swasta (BUMS)

a) Firma (Perusahaan Persekutuan)

Firma adalah badan usaha yang dimiliki oleh paling sedikit dua orang dan resiko ditanggung bersama.

b) Persekutuan Komanditer (CV)

CV adalah badanusaha yang modalnya dimiliki oleh beberapa orang. Dalam CV terdapat dua macam keanggotaan yaitu anggota aktif dan pasif. Anggota aktif bertanggung jawab penuh terhadap jalannya perusahaan. Anggota pasif hanya sebatas pemilik modal.

c) Perseroan Terbatas (PT)

PT adalah badan usaha yang modalnya dihimpun dari beberapa orang melalui penjualan saham. Saham adalah surat tanda bukti keikutsertaan menjadi pemilik perusahaan.

d) Koperasi

Koperasi adalah badan usaha bersama yang memiliki organisasi berdasarkan atas asas kekeluargaan yang bertujuan mensejahterakan anggotanya.

B. Menerapkan Pedoman , Prosedur, dan Aturan kerja

1.  Pedoman kerja yang efisien

•      Bekerja berdasarkan/sesuai rencana

•       Menyusun rangkaian pekerjaan menurut urutan yang tepat

•       Biasakanlah memulai & menyelesaikan pekerjaan  dengan  segera

•       Bila mungkin kerjakan pekerjaan beberapa sekaligus

•       Menyusun sistem kerja yang otomatis.

•       Menyimpan benda/alat-alat yang mudah diambil

•       Biasakan mengambil keputusan segera

•       Buat catatan untuk membantu ingatan

•       Biasakan melimpahkan tugas & wewenang kepada bawahan.

Dalam suatu organisasi upaya untuk menciptakan disiplin selain melalui tata tertib/peraturan yg jelas, juga harus ada penjabaran tugas dan wewenang yang jelas, tata kerja yang sederhana yg mudah diketahui setiap anggota organisasi

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal dan pengelolaan organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antarafungsi- fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi atau orang-orang yang mempunyai kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

   entuk-bentuk Oranisasi Perusahaan

Berdasarkan pola hubungan kerja, lintas wewenang, dan tanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk, yaitu organisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi garis dan staf.

Direktur

Staff

Staff

Kabag pemasaran

Kabag Keuangan

Kabag Produksi

Kabag Personalia

 

Syarat-syarat Personal

a. Prasyarat pengetahuan

Syarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Syarat pengetahuan pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukkan apa yang disebut STTB atau ijazah.

b. Prasyarat Ketrampilan

Syarat Ketrampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.

c. Prasyaratan Kepribadian

Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut :

1.      Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara

2.      Sifat bersih dan rapi

3.      Sikap luwes dan berbusana serasi

4.      Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri

5.      Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan ketrampilan kerja.

6.      Sifat kerohanian

Pengertian SOP

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Tujuan SOP

1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi :

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan

1.      SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.      SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak

3.      Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan

C. Mengelola Informasi

1. Pengertian Informasi

·         Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System : conceptual fundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

·         Menurut Barry E Cushing dalam buku Accounting Information System and Bussines Organization dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan datayang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerima.

·         Practise mengungkapnan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

·         Menurut Robert N Anthony dan John dearden menyebutkan informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunannya.

Dari keempat pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

2. Syarat – Syarat informasi

Adapun syarat-syarat tentang informasiyang baik adalah mempunyai syarat :

1.   Ketersediaan (availability), informasi tersebut harus dapat diperoleh bagiorang yang hendak memanfaatkannya

2.   Mudah dipakai (comprehensibility), informasi tersebut harus dapat dipakaioleh pembuat keputusan

3.   Relevan, dalam konteks organisasi informasi yang diperlukan adalah yangrelevan dengan permaslahan, misi dan tujuan organisasi

4.   Bermanfaat, konsekuensi dari syarat relevan adalah bahwa informasi tersebutharus bermanfaat

5.   Tepat waktu, informasi harus ada pada situasi yang diperlukan atau tepatwaktu

6.   Keandalan (reliability), informasi harus didapat dari sumber yang dapatdiandalkan kebenarannya

7.   Akurat, syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dankekeliruan

8.   Konsisten, informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalampenyajiannya karena konsisten merupakan syarat penting bagi dasarpengambilan keputusan

Pemimpin merupakan seorang manajer yang membawahi sebuah lembagapendidikan atau organisasi. Seorang pakar Edwin Ghiselli mengemukakantentang sifat-sifat tertentu untuk kepemimpinan efektif, sebagai berikut:

1.   Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas atau pelaksana fungsifungsidasar manajemen, terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaanorang lain

2.   Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan mencakup pencarian tanggungjawab dan keinginan sukses

3.   Kecerdasan, mencakup kebijakan, pemikiran kreatif dan daya pikir

4.   Ketegasan (decisiveness), atau kemampuan untuk membuat keputusankeputusandan memecahkan masalah-masalah dengan cakap dan tepat

5.   Kepercayaan diri, atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untukmenghadapi masalah

6.   Inisiatif, atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, mengembangkanserangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara baru atau inovasi.

Untuk mendapatkan kepemimpinan yang efektif setidaknya seorangpemimpin harus dapat berusaha untuk memenuhi sifat-sifat seperti yang tersebutdi atas. Oleh sebab itu, untuk mendukung hal tersebut seorang pemimpin harusmendapatkan informasi yang valid dan akurat.Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan dalam memimpin danuntuk mempengaruhi seseorang sebagai salah satu cara pengawasan dalam sebuahorganisasi atau lembaga pendiikan. Hal tersebut dapat didukung dengan adanyaintelegensi yang tinggi mencakup kecerdasan, yang dimiliki seorang pemimpin.Kepemimpinan sendiri merupakan suatu tugas yang besar karena dituntut untukmembawahi orang-orang yang berbeda karakter dan pendapatnya. Selainintelegensi, proses kepemimpinan harus ada ketegasan dan seorang pemimpinuntuk proses pengambilan sebuah keputusan. Ketegasan tersebut akan ada, jikakepercayaan dari yang dimiliki serang pemimpin saangat tinggi karena denganadanya kepercayaan tersebut seorang pemimpin akan rasional dan bijaksanadalam menjalankan kepemimpinan sebagai suatu proses dalam suatu lembaga.

3. Peranan Informasi dalam Kualitas Produk dan Jasa

Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin, konsultan computer terkenal, mendeskripkan kualitas perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi kebutuhan pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”, bukan jumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan.

a.       Dimensi Kualitas produk

1)      Kinerja

2)      Features

3)      Keandalan

4)      Kesesuaian

5)      Daya Tahan

6)      Kemudahan perbaikan

7)      Keindahan

8)      Persepsi terhadap kualitas

b.      Dimensi Kualitas Jasa

1)      Berwujud

2)      Keandalan

3)      Responsif

4)      Kepastian

5)      Empaty

4.      Manajemen

Manajemen dalam arti yang sederhana adalah pengelolaan. Tentunya pengelolaan ini melibatkan banyak unsur. Menurut G.R Terry unsur dari manajemen adalah sebagai berikut :

a.       Man (manusia)

b.      Money (uang)

c.       Matherial (bahan-bahan)

d.      Methode (metode)

e.       Machine (mesin)

f.       Market (pasar)

Sedangkan fungsi-fungsi manajemen sendiri terdiri sebagai berikut :

a.       Planning (perencanaan)

b.      Organizing (pengorganisasian)

c.       Actuating (penggerakan)

Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktik-praktik manajemen fundamental.

5.      Pengertian dan fungsi komunikasi dalam Informasi di Perusahaan

Komunikasi menurut kamus besar Bahasa Indonesia (Balai Pustaka 2002) artinya perhubungan, pengiriman, dan penerimaan pesan atau antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud mudah dipahami. Sedangkan menurut Ensiklopedia Administrasi, pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide suatu sumber berita ke suatu tempat tujuan.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa dasar komunikasi mempunyai tujuan, dimulai dari suatu pikiran dan ide. Dalam hal ini terdapat dua dasar ketrampilan, yaitu sebagai berikut :

a.       Ketrampilan menyampaikan, yaitu ketrampilan berbicara, menulis, dan mengarang serta memberi isyarat.

b.      Ketrampilan menerima, yaitu ketrampilan mendengarkan dan membaca serta membaca isyarat.

6.      Komponen komunikasi

Komponen komunikasi adalah unsur atau bagian yang berperan dalam proses komunikasi dapat terwujud, maka diperlukan adanya unsur-unsur komunikasi. Oleh karena itu, bila salah satu unsur – unsur komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak dapat terjadi atau berjalan lancer. Unsur-unsur komunikasi sebagai berikut :

a.       Komunikator

Komunikator merupakan orang yang menyampaikan pesan, ide, pernyataan, keinginan dan pernyataan.

b.      Komunikan

Adalah orang yang menerima ide, pesan, penyataan, pertanyaan dan keinginan dari komunikator.

c.       Pesan

Pesan adalah ide, keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambing.

d.      Saluran (media)

Sarana atau media yang menunjang pesan bila komunikasi jauh tempatnya atau banyak jumlahnya.

e.       Umpan balik (feed back)

Pengaruh dari adanya pesan yang disampaikan melalui mimic atau perkataan.

f.       Enkode

Adalah proses pengantar pesan

g.      Dekode

Adalah proses penerimaan pesan.

7.      Efek yang timbul dari berkomunikasi

a.       Efek kognitif

Pesan yang disampaikan menyebabkan komunikan menjadi tahu.

b.      Efek efektif

Pesan yang disampaikan komunikator, tidak hanya menjadikan komunikan tahu, namun membuat komunikan tergerak hatinya, sehingga menimbulkan perasaan tertentu seperti marah, kecewa, gembira, terharu dan bangga.

c.       Efek behavioral

Pesan yang disampaikan kepada komunikan selain menjadi tahu dan tergerak hatinya, komunikan melakukan suatu tindakan. Tanggapan pesan yang disampaikan sangat penting bagi komunikator untuk mengetahui pesan yang diterima oleh komunikan mencapai sasaran atau tidak. Dengan kata lain apakah komunikan menginterprestasikan pesan yang diterima sesuai dengan maksud dari komunikator.

KOMPETENSI PERSONAL

A.    Merencanakan Pekerjaan dengan Menerapkan waktu dan sumber daya

1.      Tugas, wewenang, dan tanggung jawab personal

Pekerjaan kantor (office work) disebut juga clerical work, paper work atau administrasi tata usaha. Setiap tugas pokok dalam instansi maupun dan dalam bentuk apapun perlu didukung oleh pelayanan perkantoran.

Pada dasarnya, tata usaha adalahtugas  pelayanan tentang keterangan-keterangan yang terwujud dalam enam pola kegiatan sebagai berikut :

a.       Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau berserakan dimana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan.

b.      Mencatat, yaitu kegiatan yang membutuhkan alat tulis untuk mengelola keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dibaca, dikirim dan disimpan.

c.       Mengolah yaitu mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu, sehingga terwujud dalam bentuk yang lebih berguna.

d.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan cara dan alat tertentu, sehingga mencapai jumlah yang diperlukan.

e.       Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantaraan dari satu pihak ke pihak lain.

f.       Menyimpan yaitu kegiatan meletakkan sesuatu di tempat tertentu yang aman agar tidakh ilang atau rusak.

2.      Perencanaan Pengadaan Personal

a.       Perencanaan pengadaan

Tugas perencanaan pengadaan personal kantor bagi suatu organisasi atau perusahaan merupakan salah satu tugas manajemen personalia.

b.      Sumber-sumber tenaga kerja

1)      Sumber dari luar perusahaan (eksternal)

Perekrutan tenaga kerja dari luar berarti mengambil tenaga kerja dari instansi atau individu diluar perusahaan. Tenaga dari luar dapat diperoleh dengancara-cara seperti berikut :

a)      Perusahaan, dalam hal ini bagian kepegawaian, menghubungi pegawai yang mempunyai saudara atau family yang sedang mencari pekerjaan.

b)      Pelamar datang sendiri ke kantor/perusahaan

c)      Perusahaan menghubungi lembaga-lembaga pendidikan, perguruan tinggi dan tempat-tempat pelatihan kerja.

d)     Perusahaan menghubungi instansi pemerintah.

e)      Melalui kontak sehari-hari secara pribadi

f)       Perusahaan memasang advertensi di surat-surat kabar

2)      Sumber dari dalam perusahaan (internal)

Sumber tenaga kerja dari dalam adalah tenaga kerja yang diambil dari dalam perusahaan. Perekrutan dengan cara ini merupakan usaha untuk sebagai berikut :

a)      Pengembangan karier

b)      Promosi biasa atau kenaikan jabatan dilingkungan yang sama

c)      Promosi mutasi atau kenaikan jabatan disertai perpindahan ke unit lain

c.       Langkah-langkah seleksi personal kantor

Kebijakan seleksi tentang kerja mencakup hal-hal berikut :

1)      Penarikan tenaga kerja

2)      Klasifikasi tenaga kerja

3)      Tes dan wawancara

d.      Program Pengenalan

Suatu program pengenalan mencakup empat hal utama yaitu aspek kehidupan organisasi, kepentingan pegawai baru, ruang lingkup tugas, dan perkenalan.

3.      Pengembangan Personal

a. Arti pengembangan

Wexley dan Yuki berpendapat bahwa pelatihan dan pengembangan merupakan istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan, dan sikap-sikap pegawai atau anggota organisasi.

b. Komponen-komponen pelatihan dan pengembangan

·         Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus jelas dan dapat diukur.

·         Para pelatih harus memiliki kualifikasi handal

·         Materi pelatihan dan pengembangan harus sesuai tujuan

·         Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan tingkat kemampuan

·         Peserta harus memenuhi persyaratan

c.  Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

·         Materi harus diberikan secara bertahap

·         Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan

·         Penatar harus mampu memotivasi dan meyebar respon

·         Adanya penguat (reinforcement)

·         Menggunakan konsep shaping perilaku

d. Tujuan pelatihan dan pengembangan

·         Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideology

·         Meningkatkan produktivitas

·         Meningkatkan kualitas kerja

·         Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia

·         Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

·         Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi maksimal

·         Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

·         Menghindarkan keusangan

·         Meningkatkan perkembangan pegawai

4. Mutasi dan Promosi

a.  Mutasi

Mutasi adalah kegiatan memindahkan pegawai dari unit/bagian yang kelebihan tenaga ke unit/bagian yang kekurangan tenaga atau yang memerlukan. Manfaat mutasi sebagai berikut

·         Memenuhi kebutuhan tenaga di bagian/unit yang kekurangan tenaga, tanpa merekrut tenaga dari luar.

·         Memenuhi keinginan pegawai sesuai dengan minat dan bidang tugas masing-masing

·         Memberi jaminan kepada pegawai bahwa mereka yakin tidak akan diberhentikan, karena kekurangan kemampuan

·         Memberikan motivasi kepada pegawai

·         Mengatasi rasa bosan pegawai pada pekerjaan, jabatan dan tempat kerja yang sama

b. Promosi

Promosi berarti kemajuan, maju ke depan, pemberian status dan penghargaan yang lebih tinggi. Manfaat promosi sebagai berikut :

·         Motivasi pegawai

·         Meningkatkan semangat dan gairah pegawai

·         Mengisi formasi jabatan

·         Menjamin keyakinan para pegawai

B.     Mengelola Kompetensi Personal

1.      Konsep Dasar Sistem Produksi

Sistem produksi adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mengolah atau mengubah sejumlah masukan (input) menjadi sejumlah pengeluaran (output) yang memiliki nilai tambah. Pengolahan yang terjadi dapat berupa fisik maupun non fisik.sedanngkan nilai tambah adalah nilai dari pengeluaran yang bertambah, dalam pengertian nilai guna atau nilai ekonomisnya. Proses produksi ini bisa digambarkan dalam bentuk bagan input output. Gambar di atas menunjukkan bahwa elemen-elemen utama dalam sistem produksi adalah input, proses transformasi dan output. Proses transformasi akan mengubah masukan/input menjadi pengeluaran/output. Proses ini biasanya dilengkapi dengan kegiatan umpan balik untuk memastikan bahwa keluaran yang diperoleh sesuai dengan yang diinginkan. Tidak menutup kemungkinan bahwa proses transformasi ini juga dipakai sebagai pengendali sistem produksi, agar mampu meningkatkan perbaikan terus-menerus.

Sistem produksi memiliki komponen atau elemen struktural yang membentuk sistem produksi, terdiri dari material, mesin dan peralatan, tenaga kerja, modal, energy, informasi, tanah dan lain-lain. Elemen fungsional terdiri dari supervise, perencanaan, pengendalian, koordinasi, dan kepemimpinan. Elemen fungsional berkaitan dengan manajemen dan organisasi.

2.      Input

Dalam sistem produksi terdapat beberapa input sebagai berikut :

a.       Tenaga Kerja

Operasi sistem produksi membutuhkan intervensi manusia dan orang-orang yang terlibat dalam sistem produksi yang dianggap sebagai input tenaga kerja.

b.      Mesin

Untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi, maka sebuah sistem produksi membutuhkan mesin.

c.       Material

Agar sistem produksi dapat menghasilkan produk manufaktur, diperlukan material atau bahan baku.

d.      Modal

Operasional sistem produksi membutuhkan modal. Fasilitas peralatan, mesin produksi, bangunan pabrik, gudang dan lain-lain dianggap sebagai barang modal.

e.       Metode

Aktivitas sistem produksi untuk mengubah material menjadi barang jadi memerlukan teknologi. Teknologi tersebut harus bisa dioperasikan. Cara untuk mengoperasikan teknologi disebut dengan metoda.

f.       Energi

Mesin-mesin produksi dan aktivitas produksi dan aktivitas pabrik lainnya membutuhkan energy untuk menjalankan aktivitas itu. Berbagai macam bahan bakar, minyak pelumas, tenaga listrik, air untuk keperluan pabrik, dll, dianggap sebagai input energy.

g.      Informasi

Dalam industry modern, informasi telah dipandang sebagai input. Berbagai macam informasi tentang kebutuhan pelanggan, kuantitas permintaan pasar, perilaku pesaing, dll, dianggap sebagai input informasi.

h.      Manajerial

Sistem industry modern yang berada dalam lingkungan pasar global yang sangat kompetitif dibutuhkan supervise, perencanaan, pengendalian, koordinasi, dan kepemimpinan yang efektif untuk meningkatkan performansi sistem itu secara terus menerus.

i.        Tanah

Sistem produksi manufaktur membutuhkan lokasi untuk mendirikan pabrik, gudang dan lain-lain.

3.      Proses Transformasi

Proses transformasi dalam sistem produksi dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari tenaga kerja, material, informasi, metode kerja, dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan, untuk menghasilkan nilai tambah bagi produk agar dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar. Contoh proses transformasi, bayangkan sebuah pabrik perakitan mobil yang menggunakan bahan baku dalam bentuk parts dan komponen. Material ini secara bersama-sama dengan peralatan modal, tenaga kerja, energy, informasi, manajerial, dan lain-lain, ditransformasikan menjadi mobil. Suatu tugas atau aktifitas dikatakan memiliki nilai tambah apabila penambahan beberapa input pada tugas itu akan memberikan nilai tambah produk sesuai dengan keinginan konsumen.

Contoh dari tugas yang memiliki nilai tambah seperti berikut :

a.       Pengoperasian peralatan bor untuk mengubah sepotong logam tanpa cacat

b.      Pengujian material untuk menyakinkan bahwa material itu sesuai standar yang ditetapkan.

c.       Menerbangkan sebuah pesawat terbang dengan baik.

4.      Output

Output dari proses dalam sebuah sistem produksi dapat berupa barang atau jasa yang disebut sebagai produk. Selain produk hasil output dari sebuah sistem produksi adalah limbah dan informasi. Pengukuran karakteristik output sebaiknya mengacu kepada kebutuhan pelanggan dalam pasar. Berikut ini beberapa contoh sistem produksi jasa dan manufaktur.

No	Sistem	Input	Output
1	Bank	Karyawan, fasilitas gedung dan peralatan kantor, modal energy, informasi, manajerial dan lain-lain.	Pelayanan finansial bagi nasabah.
2	Rumah sakit	Dokter, perawat, fasilitas gedung dan peralatan medic, laboratorium, modal, energy, informasi, manajerial dan lain-lain.	Pelayanan medic bagi pasien dan lain-lain.
3	Rumah makan	Koki, pelayanan, bahan, peralatan, bumbu, modal, energy, informasi, manajerial dan lain-lain	Pelayanan makanan, hiburan dan kenyamanan.

5.      Produktifitas Kerja

Pengertian produktivitas secara umum adalah rasio antara output dibagi dengan input. Sementara pendekatan dalam studi produktivitas seringkali hanya menekankan pada aspek ekonomi tertentu saja. Kenyataannya, studi produktivitas juga mencakup aspek-aspek non ekonomi, yang kadang-kadang lebih besar peranannya dalam peningkatan produktivitas. Aspek-aspek non ekonomi, seperti manajemen dan organisasi, kualitas kerja,motivasi dan lain sebagainya yang berperan dalam menggerakkan, mendorong dan mengkoordinasikan para individu atau kelompok indvidu lain yang terlibat langsung dalam kegiatan-kegiatan pada setiap unit ekonomi untuk bekerja leboih efektif dan efisien.

Rumus yang digunakan untuk menghitung produktivitas total sebagai berikut :

Produktivitas total digunakan untuk mengukur perubahan efisiensi dari kegiatan operasi. Untuk mengukur perubahan produktivitas total dalam suatu periode waktu, semua factor yang berkaitan dengan kuantitas keluaran dan masukan yang dipakai selama periode tadi diperhitungkan. Factor-faktor itu meliputi manusia, mesin, modal, material, dan energy. Jika yang dihitung sebagai masukan hanya komponen tertentu saja, maka disebut produktivitas parsial. Rumus yang digunakan sebagai berikut:

Produktivitas akan meningkat jika :

a.       Keluaran meningkat, tapi masukan tetap atau menurun

b.      Keluaran tetap, tetapi masukan menurun

c.       Keluaran meningkat dan masukan meningkat, tetapi perbedaan keluaran lebih besar dari kenaikan masukan.

Produktivitas dapat diukur dalam berbagai bentuk. Tabel menunjukkan contoh ukuran produktivitas dalam berbagai bentuk seperti berikut :

a.       Ukuran produktivitas nomer ukuran produktivitas

1)      Jumlah produksi/penggunaan tenaga kerja

2)      Jumlah produksi/penggunaan material

3)      Jumlah produksi/penggunaan energy

4)      Jam kerja actual/jam kerja standar

5)      Jam kerja setup produksi/jam kerja actual produksi

6)      Jumlah produk cacat/jumlah produksi

b.      Factor-faktor yang mempengaruhi produktivitas

Pada hakikatnya produktivitas kerja akan banyak ditentukan oleh dua factor :

1)      Faktor teknis merupakan factor yang berhubungan dengan pemakaian dan penerapan fasilitas produksi secara lebih baik, penerapan metode kerja yang lebih efektif dan efesien, dan atau penggunaan bahan baku yang lebih ekonomis.

2)      Factor manusia merupakan factor yang mempunyai pengaruh terhadap usaha-usaha yang dilakukan manusia didalam menyelesaikan pekerjaan. Factor ini meliputi sikap mental, motivasi, disiplin, dan etos kerja.

c.       Cara mengukur Produktivitas Kerja

Suatu kelompok kerja terdiri dari tenaga kerja, pada bulan pertama mampu menghasilkan produk sebesar 900 unit. Dalam satu bulan mereka bekerja selama 25 hari, dan tiap hari bekerja selama 8 jam. Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi sebesar 400 unit. Bulan berikutnya mereka hanya bekerja selama 20 hari dalam satu bulan. Namun mereka mampu menghasilkan produk sebesar 1000 unit. Bahan baku yang digunakan meningkat menjadi 500 unit. Tingkat produktivitas kelompok kerja di atas dapat dilakukan pengukuran sebagai berikut :

1)      Produktivitas pada bulan pertama

Produktivitas dilihat dari tenaga kerja saja :

Produktifitas =

Produktivitas dilihat dari jumlah kerja yang dipakai :

Produktivitas =

Produktifitas total :

Produktivitas=

2)      Produktivitas pada bulan kedua

Produktivitas dilihat dari tenaga kerja saja :

Produktifitas =

Produktivitas dilihat dari jumlah kerja yang dipakai :

Produktivitas =

Produktifitas total :

Produktivitas=

6.      Analisa Perancangan Kerja

a.       Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja adalah suatu aktivitas untuk menentukan lamanya sebuah pekerjaan bisa diselesaikan. Pengukuran kerja berkaitan dengan penentuan waktu standar. Waktu standar adalah waktu yang diperlukan oleh seorang pekerja terlatih untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu, bekerja pada tingkat kecepatan berlanjut, serta menggunakan metode mesin dan peralatan, material dan pengaturan tempat kerja tertentu. Penentuan waktu standar merupakan masukan penting bagi perencanaan proses produksi.

b.      Tahap dalam studi waktu

Tahap-tahap dalam menentukan waktu standar, sebagai berikut :

1)      Tentukan pekerjaan yang akan diamati dan beri tahu pekerja yang dipilih tentang tujuan studi.

2)      Tentukan jumlah siklus kerja (ukuran sampel, n) yang akan diamati.

3)      Catat seluruh hasil pengamatan dan hitung rata-rata waktu yang diamati

4)      Tetapkan peringkat kinerja (PR, performance rating) pekerja bersangkutan, lalu hitung waktu normal (NT, Normal Time) dengan menggunakan rumus, sebagai berikut :

5)      Tetapkan factor kelonggaran (AF, Allowance factor)